La mise à jour et la note de mise en œuvre rapportées par les participants (PRIUS) : une nouvelle méthode pour saisir les données liées à la mise en œuvre au fil du temps
Summary
Ce protocole décrit une nouvelle méthode de collecte et d’analyse des données liées à la mise en œuvre en cours, appelée PRIUS, Participant-Reported Implementation Update and Score (PRIUS). La méthode PRIUS permet la saisie efficace et systématique des données au fil du temps et à partir de multiples points de vue dans les milieux de soins de santé.
Abstract
La « mise en œuvre » de nouvelles initiatives dans les milieux de soins de santé englobe généralement deux composantes distinctes : une « intervention clinique » et des « stratégies de mise en œuvre » connexes qui appuient la mise en pratique quotidienne de l’intervention clinique. Une nouvelle intervention clinique, par exemple, peut consister en un nouveau médicament, un nouveau protocole, un nouveau dispositif ou un nouveau programme. Cependant, comme les interventions cliniques ne sont pas auto-mises en œuvre, elles nécessitent presque toujours des stratégies de mise en œuvre efficaces pour réussir. Les stratégies de mise en œuvre visent à mobiliser les fournisseurs de soins de santé, le personnel et les patients de manière à augmenter les chances que la nouvelle initiative soit adoptée avec succès, un processus qui implique souvent un changement de comportement et de nouvelles façons de penser de la part des participants. L’un des défis liés à l’étude de la mise en œuvre est qu’il peut être difficile de recueillir des données sur l’état et les progrès de la mise en œuvre, y compris les propres points de vue et expériences des participants concernant la mise en œuvre à ce jour. Ce protocole décrit une nouvelle méthode de collecte et d’analyse des données liées à la mise en œuvre en cours, appelée PRIUS, mise à jour et score de mise en œuvre déclarés par les participants. La méthode PRIUS permet la saisie efficace et systématique de données qualitatives et quantitatives qui peuvent fournir un compte rendu détaillé et nuancé de la mise en œuvre au fil du temps et de multiples points de vue. Cette méthode longitudinale peut permettre aux chercheurs, ainsi qu’aux responsables de la mise en œuvre et aux intervenants organisationnels, de suivre de plus près les progrès de la mise en œuvre, de mener une évaluation formative, de cerner les possibilités d’amélioration et d’évaluer l’effet de tout changement apporté à la mise en œuvre sur une base continue.
Introduction
La « mise en œuvre » de nouvelles initiatives dans les milieux de soins de santé englobe généralement deux composantes distinctes : une « intervention clinique » et des « stratégies de mise en œuvre » connexes qui appuient la mise en pratique quotidienne de l’intervention clinique. Une analogie simple pour expliquer la différence est qu’une intervention clinique représente « la nouveauté » à mettre en pratique, alors qu’une stratégie de mise en œuvre encourage les gens à « faire la nouvelle chose1 ». Une nouvelle intervention clinique, par exemple, peut consister en un nouveau médicament, un nouveau protocole, un nouveau dispositif ou un nouveau programme. Cependant, comme les interventions cliniques ne sont pas auto-mises en œuvre, elles nécessitent presque toujours des stratégies de mise en œuvre efficaces pour réussir. Les stratégies de mise en œuvre visent à mobiliser les fournisseurs de soins de santé, le personnel et les patients de manière à augmenter la probabilité que les participants adoptent la nouvelle initiative, un processus qui implique souvent un changement de comportement et de nouvelles façons de penser2. L’un des défis de longue date dans l’étude de la mise en œuvre est qu’il peut être extrêmement difficile de recueillir des données sur l’état actuel de la mise en œuvre liée à l’une ou l’autre de ces deux composantes, y compris les propres points de vue des participants sur les progrès de la mise en œuvre. Ce protocole décrit une nouvelle méthode de collecte et d’analyse des données liées à la mise en œuvre en cours, appelée PRIUS, mise à jour et score de mise en œuvre déclarés par les participants. La méthode PRIUS permet aux chercheurs en soins de santé de saisir des données qualitatives et quantitatives de manière efficace et systématique liées à la façon dont la mise en œuvre se déroule au fil du temps et à la façon dont elle apparaît du point de vue de plusieurs participants.
Le PRIUS occupe un créneau unique au sein de la grande famille des méthodes utilisées pour étudier la mise en œuvre des soins de santé. Parmi les autres approches antérieures au PRIUS, mentionnons les méthodes d’évaluation rapide et d’évaluation (REAM), qui permettent aux chercheurs de collecter et d’analyser des données selon un calendrier accéléré tout en maintenant la rigueur 3,4,5, ainsi que les affichages matriciels, où les chercheurs intègrent de grandes quantités de données dans des lignes et des colonnes qu’ils peuvent ensuite trier et tamiser pour soutenir les analyses en cours6, 7. Une limite de ces méthodes, cependant, est qu’elles peuvent exiger beaucoup de temps et de ressources pour les chercheurs, et ont donc été principalement utilisées rétrospectivement pour analyser la mise en œuvre antérieure.
L’utilisation d’approches prospectives et longitudinales pour recueillir de l’information liée à la mise en œuvre peut aider à maintenir l’exactitude de la collecte des données, en minimisant la possibilité de biais rétrospectif (c.-à-d. lorsque le succès ou l’échec final d’une initiative influence la déclaration d’événements antérieurs) et de biais de rappel (c.-à-d. lorsque les participants ne se souviennent pas exactement des événements antérieurs)8 . D’autres approches prospectives et longitudinales existent dans la mise en œuvre mais avec des objectifs différents de ceux du PRIUS. Par exemple, une méthode systémique a été élaborée pour décrire et suivre les adaptations locales à la mise en œuvre au fur et à mesure qu’elles se produisent au fil du temps à l’aide d’une feuille de calcul de 10 éléments9. Une autre approche connue sous le nom de « réflexions périodiques » fournit un moyen structuré pour les membres principaux de la mise en œuvre de mener des discussions téléphoniques mensuelles ou bimensuelles de 30 à 60 minutes avec les membres de l’équipe de mise en œuvre afin de documenter les phénomènes de mise en œuvre en cours10.
Le PRIUS, en revanche, se distingue de ces autres méthodes prospectives en ce sens qu’il a été conçu explicitement pour répondre au besoin (a) d’une méthode brève et systématique pour recueillir des données sur l’état et les progrès des interventions de mise en œuvre au fur et à mesure qu’elles se produisent (b) du point de vue des participants de première ligne eux-mêmes. En l’espace d’un enregistrement verbal de 5 à 10 minutes, le PRIUS saisit à la fois les développements de mise en œuvre jugés remarquables par les participants individuels ainsi que leur contribution subjective (sous la forme de scores attribués sur une échelle de +2 à -2) sur les implications perçues de ces développements pour la mise en œuvre en cours. De plus, l’approche PRIUS intègre des informations qualitatives et numériques des participants pour chaque mise à jour liée à la mise en œuvre, générant des données liées qui peuvent être facilement catégorisées, triées et passées au crible pour identifier les principaux thèmes ainsi que les tendances et les modèles au fil du temps. La méthode PRIUS est succincte et organisée autour de trois questions verbales simples : (1) « Quelles sont les choses qui se sont passées au cours des deux dernières semaines (ou depuis la dernière fois que nous avons parlé) qui semblent pertinentes de votre point de vue pour la mise en œuvre de ce projet? » ; (2) « Quel impact pensez-vous que chacun de ces développements a eu sur les progrès de la mise en œuvre? »; et (3) « Pourquoi? »
Le cadre conceptuel de l’ERPIS est le Cadre consolidé pour la recherche sur la mise en œuvre (CFIR)11, qui fournit une typologie globale pour comprendre la mise en œuvre dans les milieux des services de santé. Le cadre du CFIR est à la fois fondé sur la théorie et sur des données probantes, et représente le résultat cumulé de plus de 50 ans de recherche sur la mise en œuvre et la diffusion. Le cadre du CFIR englobe cinq domaines interdépendants : les caractéristiques de l’intervention, le cadre extérieur, le cadre intérieur, les personnes impliquées et le processus de mise en œuvre. La méthode PRIUS se concentre particulièrement sur l’intersection des trois derniers domaines, interrogeant les individus sur leurs propres perspectives liées au processus de mise en œuvre activement en cours dans le cadre intérieur.
La méthode PRIUS est dans le domaine public et librement disponible pour tous. Le protocole présenté ici développe davantage l’approche PRIUS présentée dans une publication antérieure12 et se concentre exclusivement sur la façon de mener le PRIUS avec un seul participant.
Protocol
Representative Results
Discussion
Aucun logiciel spécial n’est requis pour utiliser la méthode PRIUS. Les séances PRIUS peuvent être administrées par des chercheurs, des assistants de recherche ou d’autres membres de l’équipe de recherche qui ont reçu une formation appropriée.
Les autres paramètres pour la tenue des séances PRIUS comprennent les enregistrements en personne ou par téléphone. Le délai recommandé pour faire le point avec les participants est toutes les deux semaines; Cette fréquence peut être modifiée si nécessaire pour mieux correspondre aux besoins de projets spécifiques.
La première invite PRIUS (« Quelles sont les choses qui se sont passées au cours des deux dernières semaines (ou depuis la dernière fois que nous avons parlé) qui semblent pertinentes de votre point de vue pour la mise en œuvre de ce projet »?) limite les réponses des participants de trois façons spécifiques : elle fournit un délai précis pour la production de rapports; il mobilise les autres en valorisant explicitement leurs points de vue individuels sur la mise en œuvre; et il concentre l’attention uniquement sur les développements de mise en œuvre les plus notables (c.-à-d. pertinents). Dans la pratique, les participants signalent généralement deux ou trois développements au cours d’une session d’enregistrement.
La raison d’être de la deuxième question (c.-à-d. « De votre point de vue, quel impact de ce développement a-t-il eu sur la mise en œuvre du projet? ») est de s’appuyer sur l’expérience et les points de vue de chaque participant en même temps qu’ils rendent compte de chaque développement pour classer ces développements en catégories distinctes d’impact perçu. Ces scores numériques fournissent un facteur supplémentaire avec sept valeurs possibles différentes qui sont directement liées aux données qualitatives rapportées dans les développements et fournissent une autre source de données que l’équipe de soutien à la mise en œuvre peut utiliser lors du tri, de l’analyse et de la production de rapports sur les progrès de la mise en œuvre dans l’analyse des données.
La troisième invite (c.-à-d. « Pourquoi pensez-vous que cela a eu cet impact? ») invite explicitement les participants à expliquer la raison de leur score. Dans de nombreux cas, c’est peut-être la première fois que des participants individuels travaillant sur des horaires extrêmement chargés ont l’occasion de prendre du recul et de réfléchir à la signification et à l’influence de développements spécifiques liés à la mise en œuvre.
La quatrième colonne du modèle PRIUS (c.-à-d. « Commentaires ») offre aux chercheurs la possibilité de saisir tous les détails contextuels importants liés à la production de rapports sur des développements de mise en œuvre spécifiques.
Comme pour toute méthode de recherche, les équipes de projet qui prévoient utiliser la méthode PRIUS dans un contexte de recherche officiel devraient obtenir l’approbation ou l’exemption du comité d’examen de l’établissement, tel que requis par l’établissement responsable.
Il est fortement recommandé aux équipes qui envisagent d’utiliser la méthode PRIUS de planifier une session de formation dédiée pour les membres de l’équipe. La durée suggérée est de 1-2 heures. Pendant la formation, décrivez et expliquez chaque étape de la méthode PRIUS et regardez la vidéo accompagnant cet article. Jumelez les membres de l’équipe et demandez-leur de s’entraîner à administrer les enregistrements PRIUS les uns avec les autres dans une session simulée, où chaque membre de la paire est à tour de rôle la personne administrant le PRIUS.
Au fur et à mesure que les séances PRIUS individuelles sont terminées, les équipes de projet devraient intégrer les données PRIUS sur une base continue dans une base de données unifiée dans un emplacement en ligne sécurisé auquel les membres de l’équipe peuvent accéder. Une feuille de calcul à six colonnes est suffisante à cette fin, où les deux colonnes supplémentaires saisissent la date et le répondant pour chaque entrée. Il est également recommandé de faire une copie de sauvegarde de la feuille de calcul PRIUS principale à intervalles réguliers au cas où l’original serait endommagé ou corrompu.
L’équipe de projet devrait effectuer des examens périodiques de l’ensemble de données PRIUS, qui ne cesse de s’élargir, (p. ex. une fois par mois) afin d’examiner comment les entrées récentes se comparent aux entrées antérieures, d’évaluer les tendances et les modèles liés à la mise en œuvre, de déterminer les forces et les faiblesses perçues de la mise en œuvre à ce jour et d’élaborer des recommandations précises à l’intention des responsables de la mise en œuvre sur les possibilités émergentes de soutenir et de maintenir les progrès de la mise en œuvre.
Lors de la préparation de la PRIUS, l’équipe de recherche doit déterminer la période au cours de laquelle les séances d’enregistrement PRIUS auront lieu, y compris les dates de début et de fin. Un exemple de délai, par exemple, pourrait impliquer l’administration de la méthode PRIUS pendant une période de 3 mois, avec des sessions d’enregistrement PRIUS individuelles ayant lieu environ une fois toutes les deux semaines; dans cet exemple, le participant moyen effectuerait un total de cinq ou six séances d’enregistrement PRIUS.
Il est également recommandé que l’équipe de recherche envoie une annonce générale aux participants potentiels à l’avance pour les informer qu’ils pourraient recevoir une invitation à participer à de brèves vérifications de 5 minutes pour en apprendre davantage sur leurs points de vue sur la façon dont la mise en œuvre se déroule. Idéalement, ce message devrait être envoyé par des voies de communication régulières et établies, comme des courriels et/ou des annonces lors de réunions régulières du personnel. L’équipe de recherche voudra peut-être souligner les points suivants dans le message :
1. la participation est volontaire;
2. aucune préparation n’est nécessaire avant l’enregistrement PRIUS;
3. les enregistrements de 5 minutes auront lieu dans le cadre d’une conversation orale (p. ex., par téléphone, en personne ou au moyen d’une application de vidéoconférence comme Zoom) à un moment qui convient au participant;
4. les commentaires peuvent être anonymes si vous le souhaitez;
5. L’objectif des vérifications est de dresser un tableau d’ensemble de la façon dont la mise en œuvre se déroule dans l’ensemble de l’organisation – y compris l’identification des problèmes et des défis – afin d’améliorer le processus de mise en œuvre.
Une décision importante que l’équipe de recherche doit prendre en considération à ce stade est de savoir qui inviter à participer aux séances d’enregistrement PRIUS. Ce groupe de participants devrait représenter un échantillon diversifié de personnes touchées par la mise en œuvre; Il n’est ni nécessaire ni conseillé d’inviter tous les participants. L’équipe de recherche voudra peut-être inviter à la fois les personnes qui sont considérées comme favorables au programme et celles qui sont considérées comme critiques ou sceptiques. Le nombre total de participants à inviter doit être dicté par le nombre de membres de l’équipe de soutien de base de la mise en œuvre disponibles pour administrer les vérifications PRIUS, chaque membre principal de la mise en œuvre se voyant attribuer 1 à 3 participants individuels. Gardez à l’esprit que toute personne qui n’a pas reçu une invitation initiale peut être ajoutée ultérieurement si vous le souhaitez.
Une fois qu’un groupe de participants a été identifié, il est temps pour l’équipe principale de mise en œuvre de jumeler des membres particuliers de l’équipe principale de mise en œuvre avec des participants spécifiques. Il est suggéré que les mêmes membres principaux de la mise en œuvre mènent la session d’enregistrement PRIUS avec les mêmes participants sur une plus longue période afin de permettre au rapport et à la confiance de se développer au sein des dyades.
Avant la première session PRIUS, les membres principaux de la mise en œuvre peuvent trouver utile de mener des activités de sensibilisation individuelles auprès des participants avec lesquels ils ont été jumelés pour les sessions d’enregistrement PRIUS. Idéalement, cette sensibilisation devrait avoir lieu de manière informelle et permettre une conversation bidirectionnelle sur le but et la structure des vérifications PRIUS. Cette sensibilisation individuelle pourrait souligner en particulier que le PRIUS est volontaire, qu’aucune préparation n’est nécessaire avant une séance et que les vérifications de 5 minutes ont lieu à un moment qui convient au participant. Si le participant est d’accord et si les exigences de la CISR (le cas échéant) relatives à l’administration de la méthode PRIUS ont été satisfaites, la première séance d’enregistrement du PRIUS devrait avoir lieu avec cette personne dès que possible.
Il est fortement recommandé que toute équipe de base de mise en œuvre utilisant la méthode PRIUS développe également des canaux de communication qui relient le noyau de mise en œuvre à l’équipe d’intervention responsable de la mise en œuvre du nouveau programme clinique, surtout si (comme c’est souvent le cas) ceux-ci constituent deux groupes distincts. Ces canaux de communication pourraient consister en des réunions récurrentes, des dossiers partagés en ligne et/ou des listes de distribution de courriels. Un échange régulier d’informations peut faciliter une relation de travail étroite entre les équipes d’évaluation et d’intervention, essentielle pour que l’analyse et les idées liées au PRIUS éclairent les ajustements à mi-parcours de la mise en œuvre en cours.
Le format du PRIUS est facilement triable pour faciliter l’analyse des données. Les chercheurs peuvent examiner, passer au crible et effectuer des recherches dans le nombre croissant d’entrées PRIUS à tout moment sur une base itérative continue, et peuvent effectuer des analyses longitudinales d’au moins deux façons : en comparant les mises à jour PRIUS notées avec des valeurs similaires à deux points temporels différents (p. ex., en comparant toutes les mises à jour notées avec « -2 » ou « -3 » en mars 2020 avec les entrées « -2 » ou « -3 » en juin 2020); et comparer l’évolution des scores au fil du temps pour le même type d’entrée (p. ex., perspectives sur la qualité et la pertinence du perfectionnement professionnel offert pour le programme).
Lorsque des écarts dans les scores sont observés entre les répondants pour des éléments similaires, les membres principaux de la mise en œuvre peuvent signaler ces développements liés à la mise en œuvre pour un examen et une discussion plus approfondis afin d’évaluer si la source sous-jacente des différences est due à un problème sémantique relativement mineur ou si elle reflète une polarisation plus profonde des perspectives. Dans ce dernier cas, l’équipe de recherche peut choisir de porter ces écarts à l’attention de l’équipe responsable de la mise en œuvre de la nouvelle intervention clinique pour une discussion plus approfondie et d’éventuelles mesures correctives.
En ce qui concerne les limites, une analyse de rentabilisation n’a pas encore été effectuée sur le PRIUS, car les données sur les coûts et le temps n’ont pas encore été officiellement recueillies. Les méthodes PRIUS peuvent être mieux adaptées aux interventions de petite et de taille modeste, où elles pourraient s’avérer plus réalisables pour saisir des données prospectives auprès des participants sur une base continue.
Dans l’ensemble, la méthode PRIUS répond à un besoin exceptionnel dans la recherche en soins de santé d’une méthode efficace et structurée pour saisir des données sur l’état et les progrès des interventions de mise en œuvre. Si la mise en œuvre réussie d’une nouvelle initiative clinique (c.-à-d. « la nouvelle chose ») dépend d’une intervention de mise en œuvre efficace (c.-à-d. l’ensemble d’activités parallèles encourageant le personnel à « faire la nouvelle chose »), alors la méthode PRIUS offre une façon novatrice et simple de saisir des données précieuses liées à la mise en œuvre qui pourraient autrement s’avérer éphémères.
Disclosures
The authors have nothing to disclose.
Acknowledgements
Ce projet a été parrainé grâce à un financement interne fourni par le PRIS-M QUERI au Richard L. Roudebush VA Medical Center à Indianapolis, Indiana Veterans Health Administration (QUE 15-280). L’organisme de financement n’a joué aucun rôle dans la conception de l’étude, la collecte, l’analyse et l’interprétation des données, ni dans la rédaction du manuscrit. Les auteurs conservent l’entière responsabilité du contenu de cette étude. La méthode PRIUS est dans le domaine public et librement disponible pour tous.
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